Lo smart working crescerà ancora. Ripensare imprese, lavoro e cultura manageriale

Le premesse ci sono tutte. Questo è il momento della rivoluzione dello smart working. Ma è soprattutto ancora un «futuro tutto da costruire» ha sottolineato Mariano Corso, responsabile scientifico dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, nel presentare i nuovi dati dell’Osservatorio. A che punto siamo, dove stiamo andando e quali sono le prospettive lo raccontano i numeri, tenendo conto che, dopo aver sperimentato nell’emergenza pandemica il lavoro da remoto in questi ultimi due anni, oggi almeno due terzi delle grandi imprese e un terzo delle piccole-medie aziende ha già implementato forme e modelli di smart working con progetti strutturati o informali.

La crescita è stata significativa, sia per lavoratori e imprese coinvolte, sia per numero di iniziative avviate. In campo, a fine 2019, erano già scesi in 550mila o poco più, aveva certificato l’Osservatorio del Polimi. Ed era già in aumento del 20% sull’anno prima. Era una realtà delle grandi imprese, di almeno una su due, il 58%. Poi la pandemia, la priorità di preservare la sicurezza, di tutelare la salute dei lavoratori e garantire l continuità della fabbrica. Le fila di quell’esercito che svolgeva una buona parte del suo lavoro da casa si è gonfiato fino a oltre 6,5 milioni, circa un terzo di tutti i lavoratori dipendenti. Oggi, passato o quasi il picco dell’emergenza (in gran parte dovuto alla diffusione vaccinale), si è ricominciato a rientrare al lavoro e in fabbrica. Un rientro caotico, ma un ritorno alla scrivania, spinto anche da una certa nostalgia dell’ufficio, dal poter tornare a relazionarsi con i colleghi.

Tutti gli spazi vanno riprogettati

«L’ufficio svolge ancora un ruolo identitario. Di trasmissione dei valori e di promozione di socializzazione e relazioni fra le persone. Ma anche perché si sono rilevati fenomeni di perdita di engagement e empatia aziendale, di disagio, di stress, anche se più dovuto alla situazione pandemica che al regime di lavoro da casa» ha spiegato Alessandra Gangai, direttrice della ricerca Smart Working nella Pubblica amministrazione. Ecco perché molti lavoratori sono stati incoraggiati dalle imprese al ritorno in sede, di persona. Per tanti, ma non per tutti.

Oggi, si sta costruendo anche il new normal del lavoro. E quell’esercito di lavoratori da remoto in grandissima parte resiste. Alla fine di settembre contava ancora almeno 5 milioni di persone. È la dimensione cui le imprese stanno già ragionando e predisposto piani per integrare lo smart working nella nuova organizzazione del lavoro, degli orari, con più flessibilità delle presenze. Quasi il 55% delle imprese ha già completato o è in corso la riprogettazione degli stessi spazi di lavoro. La nuova stima dell’Osservatorio Smart Working 2021 indica che nel post-Covid saranno non meno di 4,3 milioni i lavoratori che resteranno in remoto (+8%), di cui 2,03 milioni nelle grandi imprese, 700mila delle Pmi, 970mila nelle microimprese e 680mila nella pubblica amministrazione. Dentro ci sono tutti, o quasi, i lavoratori: dagli impiegati ai tecnici, dagli informatici agli amministrativi, dai progettisti ai manager ai dirigenti, agli operatori dei call center, dagli sportellisti di uffici fino a quelli delle banche, ma si arriverà anche ad alcuni operai specializzati che governano macchine e sistemi a distanza o che controllano e verificano impianti da remoto.

Tutti smartworker che ora ridefiniranno, sotto un ulteriore profilo, il lavoro del futuro e l’organizzazione delle imprese. E sul territorio, quali ricadute, e con quali pratiche? In provincia di Bergamo, Confindustria sta monitorando e raccogliendo dati per una fotografia più puntuale, in cui possano emergere best practice anche da condividere. Ma la sensazione diffusa è che lo smart working entrerà sempre più come una nuova modalità di lavoro. Ridisegnerà l’organizzazione aziendale.

Michele Tiraboschi, giuslavorista, professore di Diritto del Lavoro all’università di Modena e Reggio Emilia, discuterà della prospettiva smart working nell’ambito della tre giorni del Festival Bergamo Città Impresa in programma il 12-14 novembre.Sabato 13 novembre, sul tema “Il dilemma dello smart working e i riflessi sul territorio” si confronterà con Marco Bentivogli, coordinatore di Base Italia. Si farà un affondo anche sulla pubblica amministrazione, fra le organizzazioni che ha implementato fino al 98% lo smart working in emergenza sanitaria. Ma è stato un po’ meno dinamica nell’implementare progetti strutturati o informali (37%), nonostante la crescita significativa (67%) rispetto al 2019. Ora il ministro Brunetta ha “richiamato” tutti al lavoro in presenza. E qui si è aperto un dibattito, anche di tipo normativo, con l’urgenza di andar a colmare i vuoti emersi durante la pandemia, con l’auspicio di arrivare, come ha annunciato lo stesso ministro del Lavoro, Andrea Orlando, a un «protocollo condiviso sullo smart working tra governo e parti sociali da mettere a punto entro dicembre» termine fissato, al momento, per la fine dell’emergenza. Il ministro punta alla contrattazione collettiva rimandando solo a un secondo momento un eventuale intervento normativo. Orlando ha spiegato che si punta a una regolazione che «mantenga il livello più alto di flessibilità e adattabilità» e che si lavora a un sistema che sostenga la contrattazione collettiva. L’accordo individuale dovrebbe prevedere - ha spiegato - contenuti minimi come la parità di trattamento, la disconnessione, la sicurezza sul lavoro e la protezione dei dati ma anche garantire l’alternanza tra lavoro in presenza e a distanza. Sul tavolo anche questo tipo di lavoro per l’inclusione dei lavoratori fragili e per la conciliazione dei tempi di vita e di lavoro.

Dal pubblico al privato: un percorso che invece Davide Pelucchi, direttore Relazioni industriali di Generali, protagonista del confronto con Tiraboschi allo stesso panel con Bentivogli del Festival Città Impresa, racconterà invece come ha trasformato il lavoro da remoto non solo in best practice, ma in opportunità. Generali è stato una delle società e Possa fra le prime manager a capo delle risorse umane a sostenere che «indietro non si torna. Siamo già dentro la rivoluzione del lavoro. Concetti tradizionali come ufficio, appartenenza, produttività, professionalità – ha detto Pelucchi -, andranno in tutto o in parte riscritti. E noi di Generali siamo pienamente dentro questo flusso. Abbiamo fatto la nostra scelta». Una scelta d’avanguardia anche su questo fronte visto che poi Generali ha siglato, prima società del settore assicurativo, un accordo e che ha portato il lavoro da remoto a interessare «seppur modularmente, il 100% dei dipendenti Generali». Il Gruppo ha introdotto flessibilità operativa e di conciliazione dei tempi di vita e di lavoro, ma ha dato anche un segnale forte verso la sostenibilità ambientale e del benessere collettivo. L’adesione al lavoro da remoto è volontario e favorirà l’inclusione di tutti i lavoratori.

Confindustria presenta una sua prima indagine, come dato di partenza su cui impostare e costruire il lavoro del futuro. Nel 2020 due imprese associate su tre hanno fatto ricorso allo smart working, coinvolgendo il 40% dei dipendenti. Nei servizi lo hanno utilizzato il 73,4% delle imprese, nell’industria al netto costruzioni il 64,2%. Guardando alle opportunità per il futuro post-pandemia, adottare cambiamenti organizzativi – spiegano al Centro studi di Confindustria «sarà alla base del successo dello smart working in termini di produttività» ma – avvertono gli analisti «in questi cambiamenti, sono necessari investimenti, il sistema produttivo va sostenuto, anche oltre l’attuale emergenza, perché sfruttare al meglio il potenziale di nuove modalità di esecuzione del lavoro, incluso quello a distanza, è una delle partite da vincere per modernizzare il Paese». Lo smart working, viene sottolineato «è solo un tassello della più complessiva trasformazione del mercato del lavoro in corso, sulla spinta del progresso tecnologico, che va guidata, incentivata e assolutamente non ostacolata con inutili fardelli burocratici».

I riflessi sul territorio: le imprese di Bergamo

Sul territorio, in provincia di Bergamo, qualche calcolo lo hanno già fatto anche i sindacati. Il new normal potrebbe arrivare a coinvolgere almeno 200mila addetti, considerando che fra le quasi 80mila micro imprese, fino a 10 dipendenti, il lavoro da remoto è ipotizzabile per non più del 10% delle aziende. Mentre più alta, quasi per oltre una azienda su due, si stima sarà l’adesione fra le altre dimensioni aziendali, per un totale di almeno 3.500 imprese fra Pmi e grandi aziende.

Il segretario della Cgil di Bergamo, Giovanni Peracchi, è ottimista. «Dopo tanta sperimentazione fatta nelle aziende, anche forzando la legislazione per via dell’emergenza, va riconosciuto che lo smart working è stata un’esperienza positiva. Abbiamo visto maggiore efficienza nei processi, un’alta responsabilizzazione fra i lavoratori, garantita sicurezza e la tutela sanitaria. E le stesse imprese hanno misurato una maggiore produttività. Certo, adottare il lavoro da remoto comporta vantaggi, ma anche rischi, a cominciare dalla perdita di contatto e di relazioni con l’azienda e i propri colleghi. Per questo - rimarca Peracchi – è importante affrontare il tema da un punto di vista normativo, per capire dentro a quale perimetro di regole poterci confrontare con le aziende».

Nella realtà questo argomento sta tornando ai tavoli della contrattazione aziendale di secondo livello, come elemento di confronto e di trattativa. Al centro si consolida prevalentemente come modalità di lavoro ibrido, con un sempre maggior equilibrio man mano che si esce dall’emergenza Covid. Le modalità sono diverse, molto cambia in relazione al settore di appartenenza: dallo smart working totale fino al rientro minimo fra il 20% e il 40% entro la fine dell’anno. Ma anche dal ritorno in ufficio per almeno due giorni la settimana, fino a chi è rientrato al 100%. O fino a una capienza massima di presenza del 50%.
«In futuro ci sarà uno spazio molto ampio per la contrattazione. E questa nuova prospettiva, non esito a definirla anche un nuovo contenuto che ci aiuterà a ridefinire ancora migliori relazioni sindacali – spiega Peracchi -. A cominciare dal condividere le migliori pratiche non solo aziendali, ma anche in termini di modelli adottati per sostenibilità ambientale e sociale e di inclusività».

Le imprese che intendono mantenere lo smart working dopo la pandemia «sono consapevoli che ci saranno dei cambiamenti da attuare nella dotazione di capitale fisico, nell’investimento in competenze e nella struttura organizzativa della propria impresa» spiega Confindustria. Ed «in particolare - emerge dall’indagine di Confindustria tra le aziende associate - tra quelle che hanno dichiarato che utilizzeranno in maniera più diffusa e/o più strutturale questa forma di svolgimento del lavoro rispetto al periodo pre-Covid, il 39,5% pensa che dovrà fornire ai propri dipendenti attrezzature e piattaforme Ict adeguate al lavoro a distanza. Sarà importante anche formare i dipendenti per rafforzarne le competenze tecniche digitali (23,7%) e trasversali (26,1%). Più della metà delle imprese (56,6%) pensa sia fondamentale richiedere la presenza in azienda in determinati giorni e, anche per questo, riorganizzare gli spazi (29%)”. Per massimizzare i vantaggi dello smart working «le imprese dovranno adottare policy organizzative e gestionali nuove».

Occorre anche un cambio di cultura manageriale

Ma il futuro, come lo ha definito Maurizio Del Conte, ordinario di diritto del lavoro alla Bocconi, considerato il padre della legge sullo smart working, comporta che «la vera grande sfida del futuro è soprattutto manageriale».Numeri importanti e che già stanno ponendo non poche criticità.
Ma dopo oltre un anno e mezzo di questa sperimentazione che effetti ha avuto questa forma di lavoro in situazione di emergenza sui lavoratori. Che cosa sta cambiando nell’ecosistema dei territori?
L’indagine dell’Osservatorio Smart Work del Polimi ci restituisce una fotografia dettagliata, in questo senso. I numeri del new normal, allora, per il lavoro da remoto che verrà.

Lo smart working rimarrà o sarà introdotto nell’89% delle grandi aziende, dove aumenteranno sia i progetti strutturati sia quelli informali, nel 62% delle pubbliche amministrazioni, in cui prevalgono le iniziative strutturate ma anche molta incertezza sul futuro (un quarto non sa se lo smart working potrà restare o iniziare nel post-Covid), e nel 35% delle Pmi, fra cui prevale un approccio informale (22%) ed è forte la tendenza a tornare indietro (un terzo è orientata ad abbandonarlo).

Sarà un lavoro ibrido, per un miglior equilibrio fra lavoro in sede e a distanza: nelle grandi imprese sarà possibile lavorare a distanza mediamente per tre giorni a settimana, due negli uffici pubblici.
I vantaggi: l’equilibrio fra lavoro e vita privata è migliorato per la maggior parte di grandi imprese (89%), Pmi (55%). Ma la combinazione di lavoro forzato da remoto e pandemia ha avuto anche conseguenze negative sugli smart worker: sono calati dal 12% al 7% i lavoratori pienamente “ingaggiati”, il 28% ha sofferto di tecnostress, il 17% di overworking.

«La pandemia ha accelerato l’evoluzione dei modelli di lavoro verso forme di organizzazione più flessibili e intelligenti e ha cambiato le aspettative di imprese e lavoratori, anche se emergono differenze fra le organizzazioni che rischiano di rallentare questa rivoluzione – afferma Mariano Corso, responsabile scientifico dell’Osservatorio Smart Working -. In molte organizzazioni, soprattutto piccole e medie imprese si sta tornando prevalentemente al lavoro in presenza a causa della mancanza di cultura basata sul raggiungimento dei risultati. Un arretramento che si scontra con le aspettative dei lavoratori e gli obiettivi di digitalizzazione, sostenibilità e inclusività del nostro Paese. Il vero smart working, non è una misura emergenziale, ma uno strumento di modernizzazione che spinge a un ripensamento di processi e sistemi manageriali all’insegna della flessibilità e della meritocrazia, proponendo ai lavoratori una maggiore autonomia e responsabilizzazione sui risultati».

Un impegno di tutti per cogliere i vantaggi

«Per cogliere tutti i benefici dello smart working serve l’impegno di tutti i soggetti – afferma Alessandra Gangai, direttrice della Ricerca Smart Working nella PA -. Alle organizzazioni spetta il compito di strutturare progetti coraggiosi, lavorando su policy, tecnologie, spazi di lavoro e stili di leadership; i lavoratori devono allenare skill più adeguate al nuovo work-life balance; i policy maker devono accompagnare questa trasformazione con onestà intellettuale e lungimiranza».

Cresce lo smart working nel 2021, ma non abbastanza
A settembre 2021 il numero degli smart worker si è attestato a 4,07 milioni. Nelle grandi imprese e nelle PA il lavoro da remoto continua a essere ampiamente diffuso, con una media rispettivamente di 4,1 e di 3,6 giorni a settimana. Crescono i modelli di lavoro ibridi, in cui si alternano 2 giorni di lavoro in presenza e 3 a distanza o viceversa. Fra le grandi imprese che hanno definito o stanno definendo un progetto di smart working, il 40% afferma che il progetto non era presente prima dell’emergenza e che è stata la pandemia l’occasione per introdurlo, l’85% fra le PA.

Il 55% delle grandi aziende e il 25% delle pubbliche amministrazioni ha avviato interventi di modifica degli spazi dell’organizzazione per adattarli al nuovo modo di lavorare. La maggior parte delle organizzazioni non interverrà sulle dimensioni, ma sull’organizzazione degli ambienti di lavoro, le altre si concentreranno sulla riduzione degli spazi (in particolare il 33% delle grandi aziende), non mancano infine organizzazioni (ad esempio il 18% delle PA) che prevedono un aumento degli spazi necessari.

In termini di impatto delle prestazioni, tutte le organizzazioni mettono in generale in luce un forte miglioramento del work life balance. Le grandi imprese e le PA evidenziano anche un deciso miglioramento di efficacia ed efficienza (quest’ultima migliorata per il 59% delle grandi imprese e il 30% delle PA contro rispettivamente il 5% e il 16% che dichiarano un peggioramento). Più incerto e controverso l’impatto su tali prestazioni nelle Pmi.

Un beneficio anche per la sostenibilità e l’inclusività

Il punto di vista dei lavoratori – Nel complesso la diffusione dello smart working, seppure emergenziale, ha avuto un impatto positivo sui lavoratori: per il 39% è migliorato il proprio work-life balance, il 38% si sente più efficiente nello svolgimento della propria mansione e il 35% più efficace, secondo il 32% è cresciuta la fiducia fra manager e collaboratori e per il 31% la comunicazione fra colleghi.
Alcuni possibili effetti negativi del tecnostress sono il peggioramento del work-life balance, dell’efficienza e l’overworking. Nel complesso l’overworking (ovvero dedicare un’elevata quantità di tempo alle attività lavorative trascurando momenti di riposo) ha coinvolto il 13% dei lavoratori e in misura maggiore gli smart worker degli altri lavoratori (17% contro 9%), le donne degli uomini (19% contro 11%) e i manager rispetto ai collaboratori (19% contro 9%).

I benefici sociali e ambientali dello Smart Working – I benefici e le opportunità che derivano dallo smart working riguardano non solo le imprese e i lavoratori, ma anche una maggiore sostenibilità sociale e ambientale. Secondo le grandi imprese, la sua applicazione su larga scala favorisce l’inclusione delle persone che vivono lontano dalla sede di lavoro (81%), dei genitori (79%) e di chi si prende cura di anziani e disabili (63%). La possibilità di lavorare in media 2,5 giorni a settimana da casa porterà poi a significativi risparmi di tempo e risorse per gli spostamenti: 123 ore l’anno e 1.450 euro in meno per ogni lavoratore che usa l’automobile per recarsi in ufficio. In termini di sostenibilità ambientale, infine, si può stimare che l’applicazione dello Smart Working ai livelli previsti dopo la pandemia comporterà minori emissioni per circa 1,8 milioni di tonnellate di CO2 ogni anno, pari all’anidride carbonica che potrebbero assorbire 51 milioni di alberi. «I benefici sociali ed ambientali dalla diffusione dello smart working ai livelli oggi previsti sono troppo rilevanti per non essere considerati nelle scelte politiche – conclude Mariano Corso -. E occorre sottolineare che sono benefici che potrebbero quasi raddoppiare se si estendesse l’applicazione dello smart working ai livelli che i lavoratori desiderano e che la pandemia ha dimostrato essere già possibili con le tecnologie attuali».

Il Festival Bergamo Città Impresa