Gestione dei farmaci e risparmio
Premiato il «Papa Giovanni XXIII»

Errori di somministrazione delle terapie drasticamente ridotti, stock di reparto dimezzati ed eliminazione totale di farmaci scaduti, per un totale di costi per errori evitati all’anno di circa 2 milioni e mezzo di Euro. Sono questi i risultati che hanno consentito al sistema di farmaco-prescrizione informatizzato attivo all’Ospedale «Papa Giovanni XXIII» di vedersi assegnare dalla commissione internazionale il 1°premio nella categoria «Miglioramento della Qualità 2015», curato dal Network italiano di Jci e da Joint Commission International, tra i riferimenti più autorevoli in tema di standard d’eccellenza in sanità.

Il progetto è nato nel 2005 con l’obiettivo di migliorare i percorsi di cura e la gestione del rischio clinico, ripensando totalmente e informatizzando il processo di prescrizione dei farmaci e di gestione della terapia. Completa tracciabilità, abbattimento degli errori e gradimento degli operatori coinvolti furono i risultati di quella prima fase, fotografati da uno studio del Politecnico di Milano e da un’indagine della qualità percepita fra gli utilizzatori, e premiati con il riconoscimento Innovazione Ict in Sanità 2012.

Nel 2012 lo sviluppo di un sistema robotizzato, che prepara e somministra la terapia in confezione monodose per il singolo paziente, ha dato inizio alla seconda fase del progetto, che si è consolidato nelle dimensioni con il trasferimento dagli Ospedali Riuniti al Papa Giovanni XXIII. Oggi la tracciabilità della terapia va dalla prescrizione medica alla preparazione del farmaco da parte del farmacista clinico, fino alla somministrazione al paziente da parte dell’infermiere, grazie a un sistema di identificazione basato su bar code, penna ottica e bracciale del paziente.

Le prescrizioni farmacologiche dei medici arrivano direttamente per via informatica agli infermieri, che le preparano con l’aiuto di un armadio robotizzato che raccoglie i vari farmaci confezionati in monodosi dotate di codice a barre per la lettura ottica. L’armadio cioè alimenta il carrello delle terapie con i farmaci prescritti, inserendo questi ultimi in un cassetto personalizzato per ciascuno dei degenti. I pazienti hanno un bracciale elettronico con codice a barre identificativo, che consente all’atto della somministrazione la corretta associazione terapia-paziente.

I risultati parlano chiaro: la percentuale totale degli errori è scesa dal 4,5% della rilevazione svolta a luglio e agosto 2011 allo 0,63% della rilevazione eseguita ad aprile e maggio 2014, 4 errori senza conseguenze per il paziente su 639 somministrazioni. Se si considera che nel 2013, in ospedale sono state registrate 3,6 milioni di somministrazioni di farmaci, questo risultato significa avere evitato errori che sarebbero costati all’intero sistema circa 2,5 milioni di euro.

È stata inoltre registrata una riduzione degli stock di reparto, pari a 44,63% in quantità e 47,02% in valore e una riduzione significativa degli sprechi. Infine il sistema ha consentito la completa tracciabilità e rintracciabilità dei farmaci gestiti e la registrazione informatica delle temperature durante tutto il processo.

«Abbiamo sostenuto uno sforzo importante in termini di tecnologia e di organizzazione – commenta Carlo Nicora, direttore generale del Papa Giovanni XXIII –, ma siamo convinti che la qualità sia un investimento e non un costo, particolarmente in tempi in cui le risorse devono essere impiegate con la massima efficienza. Senza l’adesione convinta dei miei collaboratori, dall’Ufficio Qualità alla Farmacia, dal mondo sanitario ai Sistemi Informativi, non avremmo potuto realizzare questo percorso, che non ha eguali in Italia per dimensioni e che è oggetto di studio da molti altri ospedali».

Maria Grazia Cattaneo, rappresentante della Direzione per la Qualità, spiega: «Il progetto si inserisce nel più ampio percorso di implementazione del sistema qualità e sicurezza dei processi di cura, avviato da più di quindici anni a livello aziendale e che ha portato a conseguire importanti accreditamenti. Nel 2015 vogliamo consolidare la raccolta dei dati clinici e organizzativi, indicatori utili per ottimizzare ulteriormente il percorso di terapia».

Fondamentale nell’intero processo il ruolo del farmacista clinico, che collabora con medici, infermieri e tecnici informatici monitorando direttamente le attività, rilevando i dati di somministrazione e abbattendo gli errori di somministrazione. «La presenza nei reparti del farmacista – sottolinea Giancarlo Taddei, direttore del Dipartimento di Farmacologia clinica del Papa Giovanni – migliora le procedure, ad esempio evitando di affidare il farmaco al paziente che se lo autosomministra, e consente di stoccare e distribuire correttamente le terapie».

I NUMERI DEL PROGETTO

22 armadi automatizzati attivi in 32 reparti

683 posti letto serviti

474 gli infermieri coinvolti

55 PC portatili+5 sostitutivi

47 Carrelli per preparazione automatica della terapia con lettori barcode e stampanti di etichette

1 Piattaforma server

Produzione media: 85.000 monodosi/mese

Il 75% dei farmaci somministrati sono in monodose

1.025 protocolli chemioterapici attivi