Da 553 metri si passa a 30 centimetri. All’anagrafe del Comune di Bergamo è in corso una vera e propria rivoluzione: l’intero archivio storico, che raccoglie documenti risalenti fino all’anno di grazia 1865 in armadi pluri-ripiano o in archivi rotanti dotati di saracinesca (originali anni settanta, i cittadini li possono ancora sbirciare quando si mettono in coda allo sportello), è stato riversato nel disco di un server informatico. Disco che ha le dimensioni, appunto, di un mezzo comodino. Il progetto passa sotto il nome di «dematerializzazione» dell’archivio e la scelta dei termini non potrebbe essere più azzeccata: grazie alla procedura che si è appena conclusa – e che ha visto all’opera strumenti dai nomi roboanti, tipo lo «scanner planetario» – sono stati digitalizzati qualcosa come un milione e 200 mila documenti, con relativa indicizzazione di un milione 850 mila posizioni anagrafiche. In pratica, i libroni con lo stato di famiglia storico della cittadinanza del capoluogo hanno provato l’ebbrezza del passaggio allo scanner. Poi le immagini sono state immesse in un «cervellone», oggi accessibile via pc dagli addetti.Il risultato pratico? Oltre a liberare una porzione ingente di spazio nel salone al piano terra di Palazzo Uffici, la «dematerializzazione» porta a un grosso passo avanti nella gestione dei documenti e soprattutto nelle procedure di ricerca. «I tempi sono stati abbattuti del 50% almeno – spiega Massimo Catania, responsabile della Divisione servizi demografici ed elettorale –. Fino a poco tempo fa, se un cittadino si presentava allo sportello richiedendo dati inseriti nello stato di famiglia storico (il che non è raro perché serve per successioni, le eredità, eccetera ndr) era necessaria più di una settimana per effettuare la ricerca e incrociare i documenti. Oggi tutto è molto più rapido. L’impiegato non deve più fisicamente mettersi a cercare fra gli scaffali, verificare le informazioni e poi emettere il certificato. Ora, immettendo chiavi di ricerca, il server estrae le immagini delle pagine dei volumi, i cui dati poi vengono inseriti nei certificati». Ogni stato di famiglia è stato fotografato con lo scanner planetario, uno strumento acquistato ad hoc e che permette di non muovere i volumi delle raccolte, spesso fragili per l’età, ma di girare semplicemente le pagine grazie a una piastra sali-scendi.L’operazione di «dematerializzazione» è durata oltre due anni e si è appena conclusa. Dedicata ai registri anagrafici (ma i fascicoli personali continuano ad essere redatti su supporto cartaceo), è stata estesa anche alle carte d’identità: sono stati digitalizzati 110 mila «cartellini», le schede che il Comune compila e conserva quando rilascia il documento e che vengono usate soprattutto per riconoscere i soggetti in caso di smarrimento. «Prima avevamo bisogno di più tempo per accertare l’identità del richiedente, se non presentava documenti validi. Ora la procedura è istantanea», prosegue Catania. Il lavoro di scansione e indicizzazione, che come si diceva ha impiegato personale 8 ore al giorno per circa 2 anni, è stato affidato a una società esterna: «La mole di documenti, considerato il numero di residenti, è ingente. Il costo dell’intero progetto è stato di circa 200 mila euro – spiega l’assessore ai Servizi demografici Sergio Piffari –. Si tratta di un’attività da inserire in un più ampio progetto legato al miglioramento del servizio nella pubblica amministrazione, per cui Bergamo è capofila di un centinaio di Comuni italiani. Non a caso i nostri Servizi demografici hanno ottenuto la certificazione di qualità».Uno spartiacque nel lavoro dell’anagrafe è il 1° luglio 2007: dopo anni e anni di documentazione cartacea, il ministero ha dato la possibilità ai Comuni di aggiornare gli archivi su supporto informatico, abbandonando la registrazione su carta. Cosa che a Bergamo, come in molti altri Comuni, già avveniva, ma era portata avanti parallelamente all’attività «amanuense» per garantire la validità giuridica ai documenti. «L’archivio storico digitalizzato e quello recente a esclusiva compilazione informatica si interfacciano, cioè sono collegati, garantendo la completezza degli schedari», conclude Catania.(27/10/2008)
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